METLAGO: Systeme für Büro und Betrieb
Belege, Baustellen, Steuerberater: Ihr Büro läuft im Hintergrund.
Entlastung für Handwerk und KMU, Systeme nach Maß für Betriebe mit ERP.
Wenn Ihr Betrieb in Routineaufgaben erstickt: Wir schaffen Ordnung. Vom handlichen Telegram-Büro für Handwerker und Dienstleister bis zur spezialisierten Systementwicklung für Betriebe mit bestehendem ERP.
So läuft ein Beleg durch
Beispiel, nachgebildet
Schritt 1: Foto in Telegram
Hier antwortet ein KI-System. Schicken Sie ein Foto vom Beleg oder eine Sprachnachricht.
[Foto: Tankbeleg]
Beleg empfangen. Ich lese Betrag, Datum und Aussteller aus.
Schritt 2: Auslesen und Vorprüfung
- Aussteller: Tankstelle
- Betrag: 65,40 EUR inkl. 19 % MwSt. (10,44 EUR)
- Kleinbetragsrechnung, Angaben nach § 33 UStDV vollständig
- Zuordnung: Fuhrpark
Schritt 3: Lücken-Radar
Kontoabbuchung 22.09.: 34,90 EUR (Baumarkt). Zu dieser Abbuchung liegt noch kein Beleg vor. Erinnerung vorgemerkt.
Schritt 4: Paket für den Steuerberater
Am Stichtag liegt das Paket bereit: Belegbilder mit Buchungsvorschlag im Format Ihres Steuerberaters, zum Beispiel DATEV Unternehmen online oder CSV. Es geht erst nach Ihrer Freigabe raus.
Klassischer Monatsabschluss und METLAGO im Vergleich
Zum Vergleich seitlich wischen.
| Ablauf | Ohne METLAGO | Mit METLAGO |
|---|---|---|
| Belege sammeln | Schuhkarton, Handschuhfach, verstreute E-Mails | Sofort per Telegram-Foto oder E-Mail-Weiterleitung |
| Fehlende Rechnungen | Der Steuerberater fragt Wochen später nach | Das Lücken-Radar zeigt laufend, zu welcher Abbuchung ein Beleg fehlt |
| Monatsende | Belege suchen am Sonntag | Fertiges Paket prüfen und freigeben |
| Steuerberater-Kosten | Zusatzgebühren für manuelle Nachsortierung | Saubere Vorarbeit senkt Aufwand und Kosten |
Wählen Sie Ihre Unternehmensgröße
Wir fangen dort an, wo Ihr Betrieb gerade steht.
Weg A: Handwerk & KMU (3 bis 50 Mitarbeiter)
Einfache Abläufe ohne neue Software-Schulungen.
Ihre Mitarbeiter auf der Baustelle oder im Kundendienst brauchen keine neuen komplizierten Apps. Eine Sprachnachricht oder ein Foto vom Beleg in Telegram reicht aus.
Belege sofort erfassen
Foto vom Kassenbon direkt von der Tankstelle oder vom Großhändler senden. Das System prüft die Daten und legt den Beleg geordnet ab.
Vorbereitung für den Steuerberater
Rechnungen aus E-Mails und Belege aus Chats werden automatisch vorsortiert und abgeglichen. Am Monatsende sehen Sie sofort, welcher Beleg noch fehlt.
Eigener Server, eigene Domain
Ihre Betriebsdaten liegen nicht in einer Sammel-Cloud, sondern auf einem eigenen Server auf Ihren Namen in Deutschland, der EU oder der Schweiz, oder On-Premise, mit AVV nach Art. 28 DSGVO.
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Weg B: Betriebe mit bestehendem ERP (Systementwicklung nach Maß)
Systeme, die die Lücken rund um Ihr ERP schließen.
Große ERP-Systeme sind mächtig, aber oft starr und im Alltag zu schwerfällig. Wir verbinden Ihre Programme miteinander und bauen, was zwischen den Abteilungen fehlt.
ERP-Erweiterung ohne Großprojekt
Mobile Mitarbeiter und Fachabteilungen erfassen Daten per Messenger oder Web-App. Das System prüft sie automatisch, bevor saubere Datensätze an SAP, DATEV oder Navision gehen.
Individuelle Systementwicklung
Wir programmieren keine Standard-Vorlagen, sondern entwickeln exakt die Workflows, die Ihre internen Prozesse verlangen.
Freigaben, Protokolle, Wartung
Rollenbasierte Freigaben, Protokolle nach GoBD und vereinbarte Reaktionszeiten für Wartung.
Wo verliert Ihr Team aktuell die meiste Zeit?
Wählen Sie, wo es bei Ihnen am meisten hakt. Wir zeigen Ihnen, welcher Audit-Fokus passt.
Empfohlener Audit-Fokus: Vorbereitung Buchhaltung und Belegprüfung
Wir sehen uns Ihre Posteingänge, WhatsApp- und Telegram-Nachrichten und Rechnungsordner an. Sie erhalten eine Übersicht, wie viele Stunden pro Woche das automatische Auslesen der Belege und das Lücken-Radar einsparen können.
Dauer: 30 Minuten Analyse. Audit für diesen Bereich anfragen
Empfohlener Audit-Fokus: ERP-Erweiterung und Prozessautomatisierung
Wir schauen, wo Daten zwischen Ihrem ERP und den Teams doppelt abgetippt werden oder verloren gehen. Ergebnis: ein Entwurf für eine schlanke Verbindung zum ERP oder eine mobile Erfassung, ohne teuren ERP-Umbau.
Dauer: 30 Minuten Analyse. Audit für diesen Bereich anfragen
Empfohlener Audit-Fokus: Mobile Auftragserfassung und Baustellenberichte
Wir prüfen, wie Informationen von der Baustelle ins Büro kommen. Sprachnachrichten und Fotos werden direkt dem richtigen Projekt zugeordnet, Material und Zeiten sauber verbucht.
Dauer: 30 Minuten Analyse. Audit für diesen Bereich anfragen
Was passiert beim Routine-Audit?
In 30 Minuten schauen wir uns an, wo in Ihrem Betrieb Daten doppelt abgetippt werden oder liegen bleiben.
- Ist-Aufnahme: Wo tippen Mitarbeiter Daten mehrfach ab? Wo bleiben Belege oder Rückmeldungen liegen?
- Zeitfresser-Kalkulation: Wie viele Arbeitsstunden gehen monatlich durch Sucherei und Nachfragen verloren?
- Lösungsplan: Welche wenigen Automatisierungen bringen zuerst die größte Entlastung?
Ihre Daten. Ihr Server. Ihre Kontrolle.
Eigener Server auf Ihren Namen in Deutschland, der EU oder der Schweiz, oder On-Premise. Zertifikate des Rechenzentrums auf Anfrage.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Artikel 28 DSGVO vor Projektstart.
Kein unkontrolliertes Versenden von E-Mails oder Dokumenten: Freigabeprinzip durch den Menschen (Human in the Loop).
Häufige Fragen
Ersetzt METLAGO unser bestehendes ERP-System?
Nein. Bei Betrieben mit ERP ergänzen wir es dort, wo die Datenerfassung zu langsam ist oder manuelle Excel-Listen entstanden sind. Bei kleineren Betrieben ersetzt das digitale Büro teure Einzeltools.
Müssen meine Mitarbeiter neue Passwörter und Tools lernen?
Für mobile Teams reicht der gewohnte Messenger Telegram. Im Büro steht eine aufgeräumte Web-Oberfläche auf Ihrer Domain bereit.
Welche Rolle spielt der Steuerberater?
Wir bereiten alle Belege und Rechnungen vor, prüfen auf Vollständigkeit und übergeben das Paket sauber sortiert. Buchungen und steuerliche Beratung bleiben wie bisher bei Ihrem Steuerberater.
Kostenfreies Routine-Audit anfragen
Rufen Sie an oder schreiben Sie eine E-Mail. Wir vereinbaren einen Termin für das 30-minütige Audit.